Desarrollo de un sistema de información para el control de expedientes del departamento de abogacía del estado, área contencioso de la procuraduría general de la nación

El uso de un sistema para el trabajo diario de las instituciones consiste en
proveer al usuario las herramientas para realizar sus tareas diarias de forma
eficiente y eficaz. Además, es de ayuda para que personas externas a la
institución puedan realizar su trámite o papeleo rápidamente, así como en este
caso, que es una institución pública de ayuda a la población. Puesto que
desafortunadamente en Guatemala existen varias entidades públicas que apenas
poseen sistemas al servicio del público con opciones limitadas, por lo tanto, se
debería poner atención en la creación de sistemas de información que puedan
ayudar al usuario interno de la institución a mejorar en su trabajo dado que estos
no existen o están obsoletos.
El presente proyecto está orientado para la institución y departamento
debido a que no poseían un sistema que les ayudará a automatizar su trabajo o
pudieran enfocarse en el trabajo más difícil y dejar que un sistema hiciera las
tareas más fáciles. Este trabajo tuvo como objetivo proporcionar al departamento
de lo Contencioso Administrativo de la Procuraduría General de la Nación un
sistema que pueda ser de ayuda para sus actividades, agilizando todos los
trámites que puedan tener, con respecto a cómo lo manejan actualmente.
Para lograr que el departamento de lo Contencioso Administrativo pudiera
tener un sistema que le fuera útil y accesible por todos los usuarios del
departamento, se realizó una aplicación web, la cual puede ser accedida desde
un navegador de internet. A través de esta aplicación, el usuario podrá crear el
expediente entrante para registrarlo en el sistema, el usuario podrá editarlo, darle
seguimiento, ver su estado actual, también cualquier usuario podrá verificar los datos registrados en el sistema, se podrá asignar a una mesa de trabajo para que
el abogado pueda darle seguimiento, logrará habilitar o deshabilitar dicho
documento, si el usuario quiere ubicar rápidamente un expediente, el sistema
posee una herramienta para su rápida localización y existe un apartado de
reportes para la secretaria y de ayuda básica.
El software, por requerimientos de los usuarios, fue diseñado con roles y
permisos; alguna de las acciones que se listaron anteriormente solo la puede
realizar el jefe del departamento, otras acciones son para la secretaria y otras
para los abogados y auxiliares jurídicos. El jefe del departamento es el único rol
que podrá hacer cualquier tipo de gestión sobre el expediente. El resultado que
se obtuvo de la investigación con los usuarios fue sorpresa, teniendo dudas con
el flujo y cómo se realizará el trabajo debido a la falta de una herramienta que los
ayude en su trabajo. Finalmente, se propuso algunas orientaciones o
capacitaciones para potenciar el uso del sistema por parte de los usuarios.
Luego de realizar este proyecto, se llegó a la conclusión que la institución
necesita de sistemas que le pueda ayudar a realizar sus actividades diarias, dado
que la mayoría de los departamentos de la institución no lo poseen, porque aún
trabajan con métodos antiguos. También se pudo concluir que al hacer un
sistema completo, funcional y que el departamento pueda utilizar, se requirió de
conocimiento en sus flujos de trabajo, conocer la información que manipulan los
usuarios, teniendo la necesidad de utilizar un expediente de ejemplo para
plasmar la idea que tenían los usuarios para una herramienta de ayuda en su
trabajo diario.