Diseño de los procedimientos en la automatización del control y registro de agentes y corredores para la sustitución del uso de papel en Seguros el Roble ciudad de Guatemala

En las diferentes áreas de trabajo de Seguros El Roble se utiliza papelería
física de forma diaria, ocupando habitaciones llenas de papel. Con el propósito
de poder tener acceso a la información de una manera más eficiente, se ideó el
poder utilizar el gestor de contenido digital llamado DocuWare, incorporado con
ECM (enterprise content management), para crear un sistema de información
profundamente integrado en la tecnología de información de la empresa, que
automatiza e integra en la red y de forma universal los procesos que requieren
grandes cantidades de documentos.
Con DocuWare se pueden archivar documentos de todo tipo, procedentes de
cualquier origen en el archivador central con su respectiva indexación. Utilizar
este gestor documental, ayuda sobre manera a las funciones que realizan en el
área de administración de la aseguradora; el fin de poder utilizarla es que cada
corredor y agente, a través de un formulario virtual, pueda ingresar los datos de
la venta de cada seguro que realizó. Así mismo, adjuntar la papelería original en
el formulario y enviarlo para que pueda ser aceptado o rechazado por el área
encargada y adjuntar la información en una carpeta virtual.
Con la nueva era de la digitalización se ha visto la oportuna obligación de
poder acceder a gestores documentales, que son de suma importancia en la
organización. Se debe de tomar en cuenta que la implementación de este
proceso se lleva a cabo con 1,188 agentes y corredores de seguros que
representará un ahorro considerable respecto a las resmas utilizadas en la
empresa, generando reducción de costos en papelería, eliminación de espacio
utilizado para almacenamiento y compromiso medioambiental.