DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA
- CHIQUIMULA, GUATEMALA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE ORIENTE NOVIEMBRE DE 2008
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En la municipalidad de Chiquimula se realizó un diagnóstico, cuyo objetivo general fue analizar la situación administrativa de la institución, para determinar las causas de los problemas que le afectan, y con posterioridad, proponer alternativas de solución que permitan disminuir las debilidades que existen en cuanto a las variables de planeación, organización, integración, dirección y control. La investigación fue de tipo explicativa, teniendo como objeto de estudio el proceso administrativo. Dentro de las limitantes encontradas en su realización, la principal fue la negativa de parte de algunos empleados a responder las encuestas o entrevistas realizadas, lo que ocasionó que no se alcanzara la muestra deseada; además, la inaccesibilidad a documentos de carácter histórico y financiero que dificultó la recolección de información en estos aspectos. Dentro de los resultados, se determinó que la planeación es eminentemente operativa y no refleja la participación de las diferentes oficinas municipales, no detallando con exactitud todas las actividades que éstas realizan. En cuanto a su visión y misión, no se encuentran estructuradas de forma clara y comprensible; adicionalmente, se determinó la carencia de políticas, estrategias y programas por escrito. En cuanto a la organización, la estructura ha sufrido cambios en relación a la administración anterior; dentro de estos cambios destacan la eliminación del puesto de gerencia municipal, así como la separación de la oficina de servicios públicos, igualmente existen unidades que se ven reflejadas en el organigrama municipal 2008-2012 (anexo 2), como la oficina de apoyo a la familia y la oficina de apoyo a la educación, las cuales actualmente no están funcionando. Asimismo, la municipalidad cuenta con un manual de funciones, que es considerado obsoleto por la administración actual, trayendo como consecuencia que las funciones son transmitidas en forma verbal, omitiendo la responsabilidad de los encargados de realizar dichas funciones. En el tema de integración de personal se estableció que la idoneidad de las personas que ocupan los puestos municipales, se ve comprometida por un sistema de reclutamiento que no atrae un número de candidatos optimo; lo anterior deriva en un proceso de selección que no tiene bases sólidas y una contratación que discrepa de las funciones de los trabajadores; y, además, una inducción que no es impartida por las personas indicadas y la carencia de capacitaciones programadas. En la función de dirección, la motivación que se da a los jefes de oficinas no tiene como base las necesidades de éstos puestos, al igual que la motivación brindada a los empleados operativos. En cuanto al liderazgo, ejercido por el alcalde municipal, se determinó que éste se ejerce con base en la personalidad del mismo, pudiéndose observar un tipo de liderazgo carismático. Por último, en el tema de control se ve reflejada una supervisión escasa a los puestos medios, y una supervisión visual hacia los empleados operativos. El control financiero se ve afectado, ya que el presupuesto no está basado en la planeación de las actividades operativas, lo que contribuye a que los recursos no sean distribuidos conforme a las necesidades. Los registros de entradas y salidas de personal, tarjetas de responsabilidad, registro de actas, circulares, memorandos, entre otras son llevados a través de medios computacionales, propensos a perder la información. Finalmente se concluyó que no se aplican evaluaciones de desempeño en los empleados, lo que refuerza la concepción de inamovilidad existente en los trabajadores presupuestados.